Jak wygląda legalny sklep internetowy? Co zrobić krok, po kroku by sprzedawać zgodnie z prawem? Dzisiaj dowiesz się więcej na ten temat w serii artykułów gościnnych od Interaktywnych!

Ilona Przetacznik radca prawny, przedsiębiorca, pomaga innym osobom przedsiębiorczym prowadzić legalny biznes online, podpisywać dobre i skuteczne umowy oraz sprawnie wdrożyć RODO w swojej działalności, nie tylko e-commerce. Wdraża RODO, szkoli, jest autorką m.in. Pakietów RODO MUST HAVE, e-booków, dokumentacji i autorskiego kursu online #Legalna Sprzedaż Online. Zarządza blogiem legalnybiznesonline.pl i grupą #Legalny Biznes Online na Facebooku. Działa pro bono w Fundacji Prawo dla Mam.

Budowa sklepu online

Jeśli chcesz sprzedawać i zarabiać online to wiesz już, że dobrze byłoby zbudować sklep internetowy. Tego uczy Ola, m.in. w swoim e-booku „Sklep online krok po kroku”. Z pewnością wiesz też, że bez dochowania pewnych formalności nie można sprzedawać w Internecie. A na pewno, nie da się tego robić legalnie i bez obawy o negatywne konsekwencje prawne. One z kolei potrafią być bardzo dotkliwe. Nawet kilka tysięcy złotych byłoby mocno odczuwalne w małym biznesie, a co dopiero kilkaset tysięcy złotych. A takie kary zostały już nałożone.

Na co trzeba zwrócić uwagę, żeby spać spokojnie i przejść do legalnej sprzedaży online bez ponoszenia olbrzymich kosztów?

Forma prowadzenia działalności – jaką wybrać? Czy muszę „być firmą”?

Kiedyś było tak, że aby prowadzić sprzedaż w Internecie i jakiekolwiek działania zarobkowe (albo nawet działania bezpłatne ale zmierzające do osiągnięcia zysków w przyszłości) trzeba było założyć działalność gospodarczą. Oznaczało to rejestrację w CEIDG i opłacanie dodatkowych danin, czyli ZUS-ów… (nikt ich nie lubi, wiem!).

Działalność nierejestrowa

Obecnie, nawet jeśli dopiero zaczynasz możesz sprzedawać do pewnej kwoty bez zakładania firmy. Umożliwia to tzw. działalność nierejestrową, która charakteryzuje się m.in. możliwością niepłacenia ZUS-ów. Oczywiście, wszystko do pewnej kwoty (50% wynagrodzenia minimalnego w danym roku, w roku 2019 jest to 1125 zł przychodu).

Firma

Poza tą formą, możesz też mieć już firmę (jednoosobową działalność gospodarczą), spółkę z o.o., spółkę komandytową czy działać w formie spółki cywilnej. Wybór należy do Ciebie. Za każdym razem sprawdź, jakie konsekwencje podatkowe będą się z nim wiązać.

Przy zakładaniu działalności lub spółki, pamiętaj o odpowiednim PKD, np. 47.91.Z – sprzedaż detaliczna prowadzona przez domy sprzedaży wysyłkowej lub Internet.

VAT – czy musisz go doliczyć?

Jeżeli sprzedajesz towary lub usługi objęte VAT-em to musisz dokonać takiego zgłoszenia do Urzędu Skarbowego. I oczywiście ceny za Twoje towary będę większe o ten VAT.

VAT nie dotyczy każdego rodzaju działalności zatem koniecznie zorientuj się czy dotyczy Ciebie, czy chcesz być VATowcem, a może musisz, czy może jesteś z VAT-u zwolniony. To pytania do Twojej księgowej.

Konto bankowe – konieczne?

Nawet jeśli nie posiadasz działalności gospodarczej, to musisz posiadać konto bankowe. Będzie ono niezbędne do podłączenia automatycznych płatności online albo po prostu do wpłaty za Twoje usługi oferowane w sklepie internetowym lub na stronie www.

Nie musisz posiadać sklepu w formie sklepu. Równie dobrze możesz mieć „wystawione” towary na stronie internetowej z informacją jak zapłacić za dany produkt lub usługę i jak zostanie ona zrealizowana (np. e-mailem). Jeśli chcesz skorzystać z płatności online przejdź do kolejnego punktu.

Nie da się jednak ukryć, że sklep umożliwia Ci automatyzację sprzedaży, co pozwala zaoszczędzić masę czasu i dużo bardziej się opłaca (bo możesz zająć się wtedy czymś innym).

Kasa fiskalna – jak jej uniknąć?

Nie każdy musi ją mieć. Również Ci, którzy wydawać by się mogło, że na pewno muszą, czyli sprzedający produkty dla osób fizycznych. Jeśli prowadzisz działalność na odległość, TYLKO przez Internet to nie musisz mieć kasy fiskalnej. Warunkiem jest to, żebyś nigdy nic nie sprzedał gotówką.

Dlatego należy mieć konto bankowe, o którym już wspomniałam i najlepiej ustawioną automatyzację płatności, a wszystkie inne faktury wystawiaj przez programy do fakturowania np. fakturownię.

Bramki płatności

Przechodzimy więc do bramek płatności. Przykłady operatorów płatności, którzy są dosyć popularni w Polsce (i nie są tragicznie drodzy) to Przelewy24, PayPal, czy PayU.

Żeby móc skorzystać z takich operatorów konieczne jest podpisanie z nimi umowy o świadczenie usług oraz umowy powierzenia przetwarzania danych. Zazwyczaj odbywa się to pocztą. Operator wysyła do Ciebie umowy, które musisz podpisać, a następnie mu odesłać. Pamiętaj więc o czasie, jaki to zabierze (listy pocztą zbyt szybko nie „idą”).

Od czego zacząć?

To bez czego nie dojdzie do uruchomienia na Twojej stronie bramki płatności to również regulamin sprzedaży i polityka prywatności. Są one sprawdzane przez operatorów płatności, dlatego musisz je mieć wcześniej! Operator wymaga wglądu do tych dokumentów zanim wyśle Ci umowę do podpisu.

Pamiętaj też o negocjacjach prowizji. Korzystając z operatorów Twój przychód jest pomniejszany o prowizję więc warto pomyśleć o tym, żeby był jak największy 😉

Regulamin

A teraz przechodzimy do najważniejszego i czasami najtrudniejszego elementu, czyli regulaminu sprzedaży. Jedno jest pewne – niezależnie jak sprzedajesz, co sprzedajesz, gdzie sprzedajesz – musisz mieć regulamin. To Twój obowiązek, narzucony przez przepisy prawa!

Regulamin to po prostu umowa zawierana z klientem.

Jest to jednak specyficzna umowa, bo tak naprawdę wzorzec umowy, ustalony jednostronnie (przez sprzedawcę), z pominięciem jakichkolwiek negocjacji z klientem.

Regulamin określa prawa i obowiązki, zarówno klienta, jak i samego sprzedawcy. Klient dostaje gwarancję, że jego prawa będą przestrzegane w sposób opisany w regulaminie. Sprzedawca ma pewność, że nie zostanie posądzony o działania niezgodne z prawem, że jego interes jest chroniony regulaminem.

Mając regulamin działasz prokonsumencko, pokazujesz się jako profesjonalista, jak sprzedawca, który dba o swoją opinię, swoich klientów i jakość produktów oraz całej sprzedaży. Pokazujesz też, że działasz legalnie i tak jak wymagają tego przepisy prawa.

Regulamin powinien być jasny, czytelny, zrozumiały, przejrzysty, precyzyjny i co najważniejsze, nieposiadający klauzul niedozwolonych!

Treść regulaminu

Treść regulaminu wynika z kilku ustaw i przepisów prawa, m.in. są to:

• Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną,
• Kodeks cywilny,
• Prawo autorskie,
• Ustawy szczególne, jeśli sprzedajesz np. produkty żywnościowe lub inne specyficzne,
• RODO,
• Ustawa o ochronie danych osobowych,
• Prawo własności intelektualnej,
• Ustawa o prawach konsumenta,
• Ustawa Prawo przedsiębiorców,
• i inne, w zależności od Twoich potrzeb i indywidualnej sytuacji.

Wiem, brzmi strasznie, ale to jest Twoje centrum dowodzenia, jeśli chodzi o dokumenty więc należy o nie zadbać.

Jakie elementy znajdują się w regulaminie?

Regulamin zawiera m.in. takie elementy jak:

• Wymagania techniczne
• Składanie i realizacja zamówień
• Ceny produktów i formy płatności
• Dostawy Produktów – koszty, formy i terminy
• Usługi świadczone drogą elektroniczną
• Reklamacje
• Odstąpienie od umowy przez Konsumenta
• Prawa własności intelektualnej, licencja, prawa autorskie
• Dane osobowe i pliki cookies
• Pozasądowe sposoby rozpatrywania sporów i dochodzenia roszczeń przez Konsumenta
• Postanowienia końcowe

Jako sprzedawca masz wiele obowiązków, a najbardziej należy uważać na te w stosunku do konsumentów, czyli klientów, którzy nie kupują jako przedsiębiorcy, „na firmę”.

Polityka prywatności i cookies

To, że polityka prywatności powinna znaleźć się na każdej stronie www to wie już pewnie każdy.

To dokument, który mówi o tym wszystkim, co dzieje się z danymi osobowymi po wejściu na stronę internetową. Wspomina między innymi o :

• danych właściciela strony, kontakcie do niego,
• prawach osób wchodzących na stronę,
• wszystkim tym, co wymaga RODO w art. 13 rozporządzenia (m.in. odbiorcy, przekazywanie danych do państw trzecich, cele i podstawy przetwarzania, itp.),
• o wtyczkach społecznościowych,
• o narzędziach działających na stronie np. piksel Facebooka, Google Analytics,
• o wszelkich cookies działających na stronie (własnych i podmiotów trzecich),
• o formularzach używanych na stronie www.

Polityka prywatności nie jest dokumentem wymaganym przez żadne przepisy. Jej obowiązkowość wynika z tego, że informacje które zawiera muszą zostać przekazane użytkownikom strony w jakiś sposób. I tym sposobem jest zawarcie wszystkiego w jednym dokumencie, którym jest właśnie polityka prywatności. Użytkownik powinien mieć możliwość zapoznania się z nią, gdy po raz pierwszy wchodzi na stronę, a także później. Dlatego zazwyczaj znajduje się w stopce strony.

Polityka prywatności może też być obowiązkowo akceptowana w sklepie internetowym. Podobnie jak regulamin.

RODO

RODO to oczywiście element, którego większość osób się boi. Na pocieszenie powiem, że spora część tego, co jest wymagane w przypadku prowadzenia sklepu online zostało już wyżej opisane.

Jeśli chodzi o sklep online to najważniejsze by poinformować klienta o tym, na jakiej podstawie przetwarzane są jego dane, co się z nimi dzieje, kto ma do nich dostęp, co klient może z nimi zrobić, czyli jakie ma uprawnienia (spełnić obowiązek informacyjny).

Elementy te można zawrzeć w treści regulaminu lub w treści obowiązkowo akceptowanej polityki prywatności. Albo nawet tu i tu, w zależności kiedy klient będzie miał styczność z Tobą i kiedy stanie się klientem (a nie tylko np. użytkownikiem Twojej strony).

Checkboxy i zgody

Bardzo ważne są checkboxy i zgody – one również powinny spełniać wymagania RODO. Ale nie tylko. Tutaj wchodzą w rachubę inne, polskie ustawy np. ustawa o świadczeniu usługi drogą elektroniczną lub ustawa o prawach konsumenta.

Musisz też pamiętać o rozliczalności.

Co to jest? Udowodnienie, że klient zapoznał się z treścią obowiązków informacyjnych. Możesz to zrobić na kilka sposobów, o których już wspomniałam. To Twoim obowiązkiem jest o to zadbać i udowodnić, że posiadasz niezbędne dokumenty na wypadek kontroli.

Nie chodzi tylko o kontrolę Prezesa. Może okazać się, że to klient przyjdzie do Ciebie z roszczeniami, a Ty będziesz musiał się z nich wybronić!

Sprzedaż produktów cyfrowych – korzyści, ale pod pewnymi warunkami

Jeżeli sprzedajesz produkty cyfrowe to masz obowiązki takie same, jak każdy inny sprzedawca. Masz też pewne uprawnienia, nad którymi warto pomyśleć i skorzystać z nich.

Odstąpienie od umowy

Możesz na przykład uniemożliwić odstąpienie od umowy klientowi, który kupuje Twoje e-booki. Wystarczy, że poinformujesz go o tym wyraźnie, iż traci prawo do odstąpienia, jeśli od razu po zakupie otrzyma zamówiony produkt. A tak właśnie się dzieje, bo przecież kupując e-booka otrzymujesz go na swój adres e-mail do pobrania.

Zalecam, żeby zrobić to poprzez checkbox z taką informacją, obowiązkowy do zaznaczenia (po zapoznaniu się z jego treścią) oraz dodatkowo w regulaminie sprzedaży.

Marketing i szukanie klientów sklepu

Pewnie zastanawiasz się, jak rozpromować swój biznes i nie naruszyć przy tym RODO, o którym tak głośno?

I słusznie! Nie możesz przecież tak po prostu wysłać maili do osób znalezionych w sieci, ściągniętych z CEIDG albo wyszukanych w social mediach.

Tutaj należy zadbać o :

• Odpowiednie poinformowanie osób, że masz taką bazę (jeśli masz),
• Przekazanie obowiązku informacyjnego – zarówno na Facebooku (lub w innych mediach społecznościowych), jak i poprzez e-maila lub telefonicznie (jeśli dzwonisz),
• Odpowiednie zgody na e-maile handlowe lub newsletter,
• Rozliczalność – o której była już mowa (czyli udowodnienie co masz i dlaczego robisz to legalnie).

Pamiętaj, że nawet posiadając zwykły fanpage lub grupę na Facebooku jesteś administratorem danych osobowych.

Legalny sklep internetowy

Mam nadzieję, że te krótkie informacje pozwoliły Ci wejść w temat sprzedaży online, którą możesz prowadzić nawet nie mając firmy!

Jest to świetna okazja do przetestowania swojego pomysłu na biznes, sprawdzenia siebie w budowaniu społeczności, w zdobywaniu umiejętności sprzedażowych.

Musisz jednak pamiętać, że testowanie pomysłu i brak firmy nie zwalnia Cię z obowiązków prawnych. Zadbaj o nie budując swoje imperium, bo tylko wtedy będzie ono stabilne i przyniesie zamierzony skutek. A ty unikniesz negatywnych konsekwencji.

Masz już w pełni legalny sklep internetowy? A może dopiero tworzysz sklep i niedługo będziesz wdrażać wszystkie podpunkty?